در این جلسه بر موضوعاتی چون برگزاری منظم جلسات شورای پژوهشی مرکز و شورای علمی گروه ها و همچنین ارسال صورتجلسات تأکید گردید. همچنین مقرر گردید در صورتیکه احکام اعضای شورای پژوهشی جدید نیستند و زمان آنها به پایان رسیده است جهت صدور احکام آنها اقدام گردد.
از جمله فعالیت های گروه برنامه ریزی و ارزیابی معاونت پژوهش، نظارت دوره ای از پژوهشکده ها و مراکز پژوهشی به منظور فراهم سازی ارتقای کمی و کیفی گروه های پژوهشی پژوهشگاه می باشد.
به همین منظور، گروه برنامه ریزی بازدیدهای مستمری از پژوهشکده ها/مراکز را در دستور کار خود قرار داده است؛ در این جلسات که پیش از حضور در پژوهشکده/مرکز، بررسی های کارشناسی در گروه صورت می گیرد؛ تمامی فعالیت های پژوهشکده از قبیل بررسی و کنترل وضعیت پروژه های پژوهشی، موظفی های اعضای هیئت علمی و محققان رسمی، فعالیت های مربوط به ارتقاء و ترفیع، بررسی گزارش عملکرد ماهیانه و سالیانه اعضای هیئت علمی و محققان رسمی، و همچنین قراردادهای تحقیق و شناسه ها و... استخراج می گردد و در نهایت با حضور در پژوهشکده/ مرکز با حضور مدیر پژوهشکده/مرکز، مدیران گروه ها و مسئول دفتر پژوهش مورد بحث و بررسی دقیق قرار می گیرد.
در این جلسه، شناسه های تمامی اعضای هیئت علمی و محققان رسمی، مطابق جدول زمان بندی و ساعات و حجم کار تعریف شده، مورد بررسی قرار می گیرد، تا اگر نیاز به حجم اضافه(در صورت تصویب) هست، شناسه بروزرسانی گردد در غیر اینصورت برای فعالیت جدید، جهت ثبت شناسه اقدام گردد. در ارتباط با فعالیت های پژوهشی و پروژه های در دست تحقیق با حضور مدیران گروه ها، پروژه های جاری مورد بررسی قرار می گیرد، تا اگر فعالیتی متوقف و راکد است، اعلام گردد تا نسبت به فسخ آن اقدام گردد و اگر فعالیتی در دست تحقیق است نسبت به پایان آن در زمان برنامه ریزی شده اقدام گردد. همچنین بررسی تمامی قراردادهای منعقد شده پژوهشکده/ مرکز در نرم افزار مورد بررسی قرار می گیرد. نیز راجع به پرونده های ترفیع و ارتقاء اعضای هیئت علمی، میزان موظفی پژوهشی اعضای هیئت علمی و محققان رسمی و مشکلات موردی پژوهشکده ها و مراکز در تعامل با گروه برنامه ریزی و ارزیابی تبادل نظر و نسبت به رفع آنها تصمیم گیری می شود.
در برخی موارد پس از انجام کارشناسی های لازم و کنترل و بررسی امور، مجدد جلسه ای با حضور معاونت پژوهشی با پژوهشکده/ مرکز برگزار می گردد تا ضمن ارائه گزارش دو طرف، اگر مشکلاتی وجود دارد که نیاز به مشاوره و حل آن توسط معاونت پژوهشی می باشد، اقدامات لازم صورت گیرد. از جمله پژوهشکده هایی که تاکنون علاوه بر جلسه گروه برنامه ریزی و ارزیابی با پژوهشکده/ مرکز جلسه با معاونت نیز برگزار گردیده است؛ جلسه با پژوهشکده تاریخ و سیره اهل بیت(ع) به تاریخ 31/4/95 ؛ جلسه با پژوهشکده علوم و اندیشه سیاسی به تاریخ 27/8/95 ؛ جلسه با پژوهشکده فقه و حقوق به تاریخ 14/9/95 می باشد.
یکی از تصمیماتی که در این جلسات صورت گرفته است، مقرر گردید لیست فعالیت های پژوهشی پژوهشکده/مراکز در سایت پژوهشکده جهت بهره برداری قرار گیرد، و مرتب توسط کارشناس مربوطه پژوهشکده بروزرسانی گردد. همچنین مقررر گردید، ضمن اطلاع رسانی این جلسات در سایت پژوهشکده ها/ مراکز؛ صورت جلسات توسط پژوهشکده ها به مسئولین پژوهشگاه جهت اطلاع ارسال گردد.
در پایان لازم به ذکر است گروه برنامه ریزی و ارزیابی معاونت پژوهشی در راستای حل و فصل مشکلات پژوهشی پژوهشکده ها و همچنین فعالیت های موظفی اعضای هیئت علمی تاکنون از پژوهشکده تاریخ و سیره اهل بیت(ع) 31/4/95 ؛ مرکز احیاء 06/07/95 ، 10/12/95 (دو نوبت)؛ پژوهشکده علوم و اندیشه سیاسی 27/8/95 ؛ پژوهشکده فقه و حقوق 14/9/95 ، 22/10/95 و 26/10/95(سه نوبت) ؛ پژوهشکده فلسفه و کلام 5/11/95 ؛ گروه مهدویت 10/11/95 ؛ پژوهشکده فرهنگ و معارف قرآن 23/11/95 ؛ مرکز اخلاق 1/12/95 ؛ مرکز مطالعات اجتماعی و تمدنی 18/12/95 بازدید و جلسه برگزار نموده است. گزارش جلسات بعد از تاریخ 8 اسفند که در این خبر آمده است، در آینده اطلاع رسانی می گردد.